Regeren is vooruitzien, ook als het gaat over huisvesting
Als directielid, facilitair manager, of HR-manager weet je als geen ander dat regeren echt vooruitzien is, ook als het gaat om de huisvesting van jouw bedrijf. Vaak wordt er op gezetten tijden plannen gemaakt voor het nieuwe jaar; jaarplannen, verslagen, misschien wel goede voornemens. Het maken van plannen is soms best lastig, maar door structureel vooruit te kijken, voorkom je dat je moet acteren op de waan van de dag. Graag delen we een aantal handvatten welke GRIP kunnen geven op het maken van je plannen.Laat je niet overvallen, zie de noodzaak tot verhuizen of verbouwen aankomen
Het gebeurt nog regelmatig dat een organisatie wordt overvallen door een uitdaging rond huisvesting. Er zijn een aantal redenen waarom je als bedrijf verhuist of verbouwt. Daarom is het goed om regelmatig te checken welke ontwikkelingen er zijn binnen jouw organisatie, zodat je ze ziet aankomen én ruimte hebt om bewuste en weloverwogen keuzes te maken.
Aflopen van huurcontract | Raar maar waar, nog vaak worden organisatie overvallen door het aflopen van een huurcontract. Weet wanneer jouw contact afloopt en welke voorwaarden hierin zijn opgenomen. Maak bewust, met het gehele bestuur/MT, de keuze of en op welke wijze een huurcontract wordt verlengt of opgezet.
Beschikbaar komen van aangrenzende (koop) panden | Laat een kans als deze niet zomaar voorbij gaan. Zoals het spreekwoord zegt; ‘Buurmans goed is maar een keer te koop’. Wanneer je bewust bent van de behoefte binnen jouw organisatie, ook op de langere termijn, kan er een goede afweging worden gemaakt om een aangrenzend perceel aan te spreken. Dat kan middels koop, maar ook door huur.
Groei en krimp | Organisatie zijn in beweging, daarnaast worden er vaak wel goede commercieel plannen gemaakt, omdat dit simpelweg dé plek is waar het geld wordt verdient. Juist die commercieel prognose geeft ook inzicht in de groeiende of krimpende behoefte aan werkplekken. Zorg dat je op de hoogte bent van de ontwikkelingsplannen van jouw organisatie, zo is er ook een voorspelling te maken betreft de behoefte op de werkplek.
Veranderende manier van werken | Reorganisaties, procesmatige veranderingen of veranderingen in de manier van werken, maken dat de werkplekbehoefte verandert. Ga je van afdelingsgericht werken, naar projectmatig werken, dan heb je een totaal andere werkomgeving nodig. Door managers regelmatig bewust te maken dat gedrag en omgeving met elkaar in balans moeten zijn, én dit regelmatig te bevragen, zorg je er voor dat ook voor de fysieke aanpassingen tijd wordt gemaakt.
Kosten besparen | Huisvestingskosten gaan verder dan huur- en servicekosten. Regelmatig bijhouden van een overzicht van kosten die samenhangen met de huisvesting, zorgen er voor dat er verborgen kosten plotseling zichtbaar worden. Denk bijvoorbeeld aan parkeerkosten, reiskosten vergoeding voor medewerkers, energiekosten en verplichte afname van diensten.
Optimalisatie werkomgeving | Een actuele kantooromgeving kan de productiviteit vergroten en de tevredenheid van medewerkers verhogen. Verhuizen of verbouwen is voor veel bedrijven hét moment om de werkomgeving te optimaliseren, rekening houdend met ergonomie, comfort en samenwerkingsmogelijkheden. Met de opkomst van flexibel werken is het belangrijk dat de fysieke werkplek hierop aansluit. Een herinrichting kan zorgen voor flexibele werkplekken, co-working spaces en moderne voorzieningen die passen bij de behoeften van de hedendaagse medewerkers.
Organisatie doelstellingen | Enkele andere onderwerpen die een bedrijf tot verhuizen of verbouwen doen bewegen kunnen zijn:
- Modernisering en technologische upgrade: Om competitief te blijven, moet het bedrijf investeren in moderne technologie en infrastructuur. Verhuizen of verbouwen biedt de kans om verouderde systemen te upgraden en te profiteren van de nieuwste technologische ontwikkelingen.
- Reputatie en imago: Het kantoor is vaak het visitekaartje van een bedrijf. Een moderne, goed ontworpen en duurzame werkplek draagt bij aan een positief imago. Het versterkt niet alleen de reputatie bij klanten, maar kan ook aantrekkelijk zijn voor talentvolle werknemers.
- Herpositionering en strategische overwegingen: Bedrijven kunnen strategisch besluiten om te verhuizen naar een locatie die beter aansluit bij hun doelgroep, markttrends of concurrentiepositie. Een herpositionering kan de groeikansen vergroten en nieuwe zakelijke mogelijkheden creëren.
- Voldoen aan duurzaamheidsdoelstellingen: Duurzaamheid staat hoog op de agenda voor veel bedrijven. Een verhuizing of verbouwing biedt de gelegenheid om milieuvriendelijke maatregelen te implementeren, zoals energiezuinige verlichting, groene daken of recyclingprogramma's.
- Voldoen aan Regelgeving: Veranderingen in lokale wet- en regelgeving kunnen ook een motivatie zijn voor een bedrijf om te verhuizen of verbouwen, bijvoorbeeld om te voldoen aan veiligheidsnormen of toegankelijkheidseisen.
Overzicht, inzicht en uitzicht met een HuisvestingsAdvies
Wanneer je door bovenstaande onderwerpen door te lopen ben je misschien tot de conclusie gekomen, dat verhuizen of verbouwen voor jouw organisatie aan de orde komt. HuisvestingsAdvies gaat er voor zorgen dat er weloverwogen keuzes worden gemaakt. Overzicht in de huidige behoefte en plannen. Inzicht in de verbanden en conclusies die kunnen worden getrokken. Uitzicht in de stappen die moeten worden gezet.
Verlies geen moment de GRIP op het ‘regeren’ van je organisatie. Doorloop zelf, of in samenwerking met een van onze GRIP ProjectManagers, regelmatig bovenstaande onderwerpen, zodat huisvestingsbeleid altijd in balans is met de werkplekbehoefte en het werkplekaanbod.