We geven je graag 10 tips voor een kantoorverhuizing
Een kantoorverhuizing is een belangrijke mijlpaal voor elke organisatie, door het meteen goed aan te pakken hoeft dit geen stressvolle ervaring te zijn. We geven je graag GRIP op de verhuizing met deze 10 essentiële tips voor een succesvolle verhuizing.
Tip 1 | Begin optijd!
Tijd is écht key.
Begin minstens één tot 1,5 jaar van te voren met het plannen van de verhuis- of verbouwdatum om voldoende tijd te hebben voor een goede voorbereiding.
Tip 2 | Stel een projectteam samen
Betrek verantwoordelijken en beslissingsbevoegden binnen de organisatie die de verhuizing gaan coördineren.
Tip 3 | Budget vaststellen
Stel een realistisch budget op en houd rekening met onvoorziene kosten, houdt hierbij ook rekening met verbouw en facilitaire kosten zoals opleveringsschoonmaak, afvoeren van afval etc. Laat je hierin goed adviseren door partijen die hier ervaring mee hebben.
Tip 4 | Plan van eisen
Maak een plan van eisen, waar moet het nieuwe kantoor aan voldoen? Welke behoeften spelen er bij jouw collega’s, wat willen jullie anders doen? Zorg dat er een (technisch) ontwerp komt waarin deze behoeften zijn opgenomen.
Tip 5 | Tijdig offertes aanvragen
Vraag tijdig offertes aan bij externe partijen zodat je voldoende tijd hebt om de prijzen te vergelijken, te beoordelen of het aansluit op de behoefte en op deze manier voor de juiste partij te kunnen kiezen.
Tip 6 | Communicatie
Houd medewerkers regelmatig op de hoogte van de voortgang en geef hen de kans om feedback te geven, plan hier bijvoorbeeld een spreekuur voor in, dan heeft het niet direct grote invloed op je agenda.
Tip 7 | IT-infrastructuur
Zorg ervoor dat de IT-infrastructuur tijdig wordt geïnstalleerd, aangevraagd (denk aan glasvezel) én getest om onderbrekingen in het werk te minimaliseren.
Tip 8 | Verhuisplanning
Maak een gedetailleerde planning voor de verhuizing, zorg voor een duidelijke taakverdeling per dag met deadlines en geef antwoord op de 6 W’s. Wie, wat, waar, wanneer, waarom en wat erna.
Tip 9 | Opruimen en organiseren
Zie de verhuizing als een kans om te digitaliseren en eens goed op te ruimen, geef duidelijke instructies aan collega’s hoe ze hun werkplek/afdeling kunnen opruimen.
Tip 10 | Verhuizing
Zorg dat de verhuizing van oud naar nieuw niet een dag(en) voor dé verhuizing is maar geef jezelf voldoende tijd voor het geval dingen tegen zitten, zorg voor genoeg ondersteuning óók na de verhuizing.
GRIP op jouw kantoorverhuizing
Ben je van plan om jouw bedrijf te verhuizen of te verbouwen? Een bedrijfsverhuizing of verbouwen kan een complexe en tijdrovende onderneming zijn. Om ervoor te zorgen dat jouw verhuizing/verbouwing soepel verloopt en dat je niets over het hoofd ziet, is het essentieel om naast bovenstaande tips een gedegen plan van aanpak te hebben en een goed draaiboek te volgen. Bij het plannen is een gestructureerde aanpak van cruciaal belang. Daarom hebben we een handige Checklist: Kantoor verhuizen of verbouwen voor Bedrijven samengesteld die je kunt downloaden. Deze checklist is ontworpen om je te helpen bij elke fase van de verhuizing of verbouwing, van de voorbereiding tot en met de daadwerkelijke ingebruikname. Checklist downloaden