Krijg inzicht in het WORKDayNA van je organisatie

WORKDayNA

De methode waarmee twee we komen tot een werkomgeving die werkt – nu én in de toekomst.

WORKDayNA: De sleutel tot een optimaal werkplekconcept

Een werkomgeving moet niet alleen functioneel zijn, maar ook bijdragen aan de organisatiedoelen en het werkplezier van medewerkers. Dit vraagt om een integrale benadering waarin zowel de strategische visie als de dagelijkse praktijk wordt meegenomen. WORKDayNA is de methode waarmee we deze twee perspectieven combineren om te komen tot een werkomgeving die werkt – nu én in de toekomst.

De naam WORKDayNA is een samenvoeging van ‘workday’ en ‘DNA’. Net zoals DNA uniek is voor elk individu, heeft elke organisatie een eigen structuur, cultuur en manier van werken. WORKDayNA brengt deze unieke werkdagprocessen in kaart en zorgt ervoor dat de werkomgeving naadloos aansluit op alles wat versleuteld is in het DNA van de organisatie.

De twee pijlers van WORKDayNA

  1. Strategische WORKDayNA (Top-Down) – De vertaling van organisatiedoelen naar een ruimtelijke en functionele strategie.
  2. Medewerkers WORKDayNA (Bottom-Up) – De behoeften en ervaringen van medewerkers als basis voor een werkplekconcept.

Door deze twee pijlers te combineren, ontstaat een werkomgeving die beweging richting de bedrijfsdoelen stimuleert, zonder voorbij te gaan aan de praktische kennis van medewerkers. Dit werkt twee kanten op: de informatie vanuit medewerkers wordt getoetst op haar bijdrage aan de strategie, terwijl strategische keuzes aansluiten bij de ervaring en praktijk op de werkvloer. Hierdoor ontstaat een werkomgeving die zowel effectief als gedragen is.

"De resultaten hebben ons meer inzicht gegeven in de wijze waarop we de medewerkers het beste kunnen ondersteunen."
Solange Doesburg Smits
HRM Manager
Bekijk dit project
+4

Pijler 1: Strategische WORKDayNA (Top-Down)

Een werkomgeving moet niet alleen aansluiten op de huidige manier van werken, maar ook beweging stimuleren richting de strategische doelen van de organisatie. Dit betekent dat de werkomgeving meegroeit met veranderende processen, samenwerking ondersteunt en de identiteit van de organisatie versterkt. Daarom kijken we bij de Strategische WORKDayNA naar de volgende aspecten:

  • Missie, visie en kernwaarden – Wat drijft de organisatie en hoe moet de werkomgeving dit ondersteunen?
  • Why, How, What – Op welke manier vertaalt de werkomgeving de essentie van de organisatie?
  • Doelstellingen en strategieën – Welke ambities en plannen zijn er voor de komende jaren en wat betekent dit ruimtelijk?
  • Organisatiestructuur – Hoe zijn clusters, afdelingen en teams ingedeeld en hoe verloopt de samenwerking?
  • Vormgeving & Identiteit – Hoe weerspiegelt de werkomgeving de huisstijl, cultuur en visuele identiteit?

Pijler 2: Medewerkers WORKDayNA (Bottom-Up)

Een werkomgeving is pas succesvol als deze aansluit bij de manier waarop medewerkers dagelijks werken. Waar de strategische pijler zich richt op de lange termijn doelen, zorgt de medewerkersgerichte pijler ervoor dat de werkplek functioneel en prettig is in het dagelijks gebruik. Dit voorkomt dat een werkomgeving enkel op papier goed werkt, maar in de praktijk niet aansluit op de behoeften van de mensen die erin werken. Daarom kijken we bij de Medewerkers WORKDayNA naar de volgende aspecten:

  • Clusters en structuur – Hoe zijn teams georganiseerd en hoe werken ze samen?
  • Activiteiten en dynamiek – Welke werkzaamheden voeren medewerkers uit en hoe beweegt een werkdag zich tussen verschillende ruimtes?
  • Voorzieningen – Welke faciliteiten zijn nodig om een soepele werkdag te ondersteunen?
  • Ligging en mobiliteit – Hoe beïnvloeden reistijd, locatie en bereikbaarheid het werkcomfort en de efficiëntie?
  • Vormgeving en inspiratie – Hoe ervaren medewerkers de werkomgeving en wat inspireert hen?
  • Kansen en bedreigingen bij verandering – Welke factoren kunnen een succesvolle implementatie ondersteunen of juist in de weg staan?

Pijler 1 – Hoe we dit doen?

Deze strategische uitgangspunten brengen we in kaart door middel van interviews of een workshop met strategisch betrokkenen zoals het managementteam, een werkgroep of het bestuur. We benaderen dit niet alleen vanuit de bestuurlijke kant, maar ook vanuit drie inhoudelijke perspectieven:

  • Bricks (Facilitair) – Hoe ondersteunt de fysieke werkomgeving de strategie?
  • Bytes (ICT) – Welke technologische voorzieningen zijn nodig?
  • Behavior (HR) – Hoe beïnvloedt de werkomgeving het gedrag en welzijn van medewerkers?

Door deze multidisciplinaire benadering zorgen we ervoor dat de werkomgeving niet alleen strategisch doordacht is, maar ook praktisch uitvoerbaar en toekomstgericht.

Pijler 2 – Hoe we dit doen?

De inzichten van medewerkers brengen we in kaart via medewerkersonderzoek, interactieve workshops en data-analyse. Dit doen we onder andere door:

  • Digitale enquêtes – Om brede input te verzamelen over werkplekbeleving en gebruik.
  • Workshops met vertegenwoordigers van afdelingen – Om dynamiek, samenwerking en behoeften diepgaander te bespreken.
  • Data-analyse – Om werkplekbezetting en gebruik van ruimtes objectief in kaart te brengen.

Door deze aanpak verzamelen we niet alleen waardevolle inzichten, maar creëren we ook betrokkenheid bij de medewerkers. Dit zorgt voor een werkomgeving die zowel functioneel als gedragen is.

Van 2 pijler naar een integraal WORKDayNA

De kracht van WORKDayNA zit in de integratie van strategische en medewerkersgerichte inzichten. Dit voorkomt dat werkplekken worden ingericht op basis van aannames of trends en zorgt ervoor dat de werkomgeving zowel functioneel als mensgericht is.

Door een gestructureerde aanpak waarbij data, workshops en analyses worden gecombineerd, ontstaat een werkplekconcept dat de basis vormt voor een ontwerp. Dit concept:

✔ Creëert draagvlak binnen de organisatie – doordat medewerkers worden betrokken bij het proces.
✔ Sluit aan bij de organisatiedoelen – door strategische uitgangspunten te vertalen naar de fysieke omgeving.
✔ Sluit aan bij de praktijk – doordat ervaringen van medewerkers en data-analyse worden gecombineerd, waardoor de werkomgeving niet alleen theoretisch klopt, maar ook in het dagelijks gebruik effectief is.

Wie écht GRIP wil op een werkplekconcept dat past bij de organisatie, doet er goed aan om WORKDayNA als fundament te gebruiken. Wil je weten hoe dit binnen jouw organisatie toegepast kan worden? We denken graag mee!

  • Cluster

    Groepen met dezelfde functie, afdeling en taken vormen clusters. Deze clusters zijn de bouwstenen van de structuur van een organisatie. Voordat dieper ingegaan wordt op de behoeftes van de verschillende clusters, is het belangrijk om ze, op de juiste plek, binnen deze structuur te plaatsen.

  • Structuur

    De wijze waarop de clusters met elkaar in verbinding staan ligt vast in de organisatie structuur. Hierin worden processen en onderlinge relaties duidelijk. Structuur is een zwaarwegende factor in de fysieke plaatsing van clusters.

  • Activiteiten

    Een werkdag is een combinatie van verschillende werkzaamheden. Naast deze diverse activiteiten, zoals computerwerkzaamheden, telefoneren en vergaderen, geven de omvang en de verhouding tussen deze activiteiten duidelijk inzicht in de manier waarop deze activiteiten optimaal kunnen worden ondersteund.

  • Dynamiek

    Activiteiten zijn de bouwstenen van een dag. De verdeling, de duur en de fragmentatie van deze activiteiten geven inzicht in de dynamiek. Ook de mate van samenwerking en interactie tussen verschillende clusters heeft grote invloed op de ideale werkomgeving.

  • Voorzieningen

    Opslag, reproductieruimtes en koffiepunten zijn enkele voorbeelden van voorzieningen die door de dag heen worden gebruikt. Door op individueel niveau behoeften vast te stellen, worden de eisen aan verschillende voorzieningen inzichtelijk.

  • Ligging en mobiliteit

    Reistijd, ligging en bereikbaarheid zijn enkele waardes, die meetbaar te specificeren zijn. De mate waarin deze bijdragen aan het werkcomfort van medewerkers helpt bij de afwegingen voor bijvoorbeeld locatiekeuze.

  • Vormgeving

    Over smaak valt niet te twisten, toch is het belangrijk om een omgeving te creëren waarin visie, missie en cultuur van een organisatie zichtbaar zijn. Dit vergroot het werkcomfort en daarmee de loyaliteit.

  • Inspiratie

    Unaniem geven medewerkers van organisaties aan in een inspirerende omgeving te willen werken. Wat medewerkers daaronder verstaan is daarentegen erg divers. Met het vinden van de gemeenschappelijke deler wordt de basis gelegd voor een ontwerp dat inspireert.

     

  • Verandering

    Verandering biedt weerstand en kansen. Door inzicht te krijgen in datgene wat door medewerkers gezien wordt als bedreigingen en mogelijkheden, kunnen plannen worden getoetst. Op deze manier is feitelijk vast te stellen wat het draagvlak binnen de organisatie is voor verandering.

  • Ruimtelijke behoefte

    Op basis van het onderzoek worden de activiteiten en de daarbij behorende benodigdheden inzichtelijk. Vanuit de verkegen informatie is het mogelijk een sluitend programma van eisen (PvE) te vormen. Dit PvE is het uitgangspunt voor de vervolgstappen van een interieurontwerp.