Turn key kantoorproject

Theorie – Turn key kantoorproject

De vraag achter turn key? Veel organisaties die hun kantoor willen vernieuwen zoeken een partij die het volledige traject kan organiseren. Van interieurontwerp en technische uitwerking tot leveranciersselectie en realisatiebegeleiding.

Dit type traject wordt in de markt vaak aangeduid als een turn key kantoorproject of een turnkey kantoorverbouwing. Het idee hierachter is eenvoudig. De opdrachtgever krijgt na oplevering een werkomgeving die direct gebruikt kan worden.

Wat een turn key kantoorproject betekent

Bij een turn key kantoorproject ligt de verantwoordelijkheid voor het volledige traject bij één organisatie. Deze partij organiseert het ontwerp, selecteert leveranciers en begeleidt de uitvoering van het project.
Veel aanbieders werken volgens een design en build model. Dat betekent dat dezelfde organisatie verantwoordelijk is voor zowel het ontwerp als de uitvoering.

Turn key trajecten worden aangeboden door verschillende typen organisaties, zoals
• kantoorinrichters
• design en build bureaus
• bouwbedrijven met een ontwerpafdeling
• projectmanagement organisaties die ook realisatie verzorgen

Voor opdrachtgevers kan het daardoor lastig zijn om te herkennen welk type organisatie zij eigenlijk selecteren.

Waarom organisaties kiezen voor turn key

Voor organisaties zonder veel ervaring met kantoorverbouwingen biedt een turn key aanpak overzicht.

Veelgenoemde voordelen zijn
• één aanspreekpunt voor het kantoorproject
• minder interne coördinatie
• duidelijke planning
• integrale verantwoordelijkheid voor ontwerp en realisatie

Voor veel organisaties voelt een turn key kantoorinrichting daarom als de meest overzichtelijke manier om een kantoorproject te organiseren.

De rol van marges en mark ups

Bij een turn key kantoorproject levert dezelfde partij vaak ook de producten en diensten voor de realisatie.

Denk bijvoorbeeld aan
• meubilair
• afbouw
• installaties
• projectmanagement

Omdat deze producten en diensten via dezelfde organisatie worden geleverd, kunnen kosten bestaan uit
• inkoopprijzen van leveranciers
• marges op producten
• mark ups op diensten van onderaannemers

Een marge is het verschil tussen de inkoopprijs van een product of dienst en de prijs die aan de opdrachtgever wordt gefactureerd. Een mark up is de opslag die wordt toegevoegd bovenop de inkoopprijs van ingekochte producten of diensten. Dit model kan efficiënt zijn, maar betekent ook dat ontwerp, advies en realisatie binnen één commerciële keten plaatsvinden.

Drie manieren om een kantoorproject te organiseren

In de praktijk worden kantoorprojecten meestal volgens drie modellen georganiseerd.

Turn key leverancier
Een organisatie die ontwerp, levering en realisatie zelf uitvoert. Veel kantoorinrichters en design en build bureaus werken volgens dit model.

Ontwerpbureau met losse leveranciers
Een ontwerpbureau maakt het interieurconcept terwijl de opdrachtgever zelf leveranciers selecteert en de uitvoering organiseert. Dit model biedt ontwerpvrijheid maar vraagt vaak veel coördinatie van de opdrachtgever.

Onafhankelijk georganiseerd kantoorproject
Een onafhankelijke partij organiseert het kantoorproject maar levert zelf geen meubels, bouwdiensten of installaties. Leveranciers worden via een aanbesteding geselecteerd terwijl ontwerp, planning en realisatie integraal worden gecoördineerd.

Turn key als serviceniveau

Hier ontstaat vaak een belangrijke misvatting.

Veel organisaties denken dat turn key een type organisatie is. In werkelijkheid beschrijft turn key vooral een niveau van dienstverlening. Een kantoorproject kan dus turn key worden georganiseerd door een leverancier die ontwerp en realisatie uitvoert, maar ook door een onafhankelijke partij die het volledige traject organiseert.

De keuze voor een turn key kantoorproject gaat daarom niet alleen over de vorm van dienstverlening. De echte vraag is wie de regie voert over ontwerp, leverancierskeuze, planning en budget.

Ervaring – Turn key kantoorproject uit de praktijk

Bij de herontwikkeling van het kantoor van Berenschot speelde een herkenbare vraag. De organisatie zocht een partij die het volledige kantoorproject kon organiseren van ontwerp tot realisatie. Een turnkey kantoorverbouwing lag daarom voor de hand. Tijdens de selectie kwamen verschillende turn key aanbieders naar voren die ontwerp, levering en realisatie binnen één organisatie aanbieden.

Tijdens het selectieproces ontstond echter een belangrijke vraag. Hoe transparant zijn de kosten wanneer dezelfde partij ook de producten en diensten levert. Bij veel turn key aanbieders worden producten zoals meubilair, afbouw en installaties namelijk geleverd binnen dezelfde commerciële keten. Daardoor kunnen marges en mark ups onderdeel zijn van de projectkosten zonder dat deze afzonderlijk zichtbaar zijn.

Voor Berenschot was juist transparantie belangrijk. De organisatie wilde inzicht in de opbouw van offertes, de keuze van leveranciers en de rol van marges en mark ups in de projectkosten. De oplossing werd gevonden in een onafhankelijk georganiseerd turn key traject waarbij het volledige kantoorproject werd georganiseerd terwijl leveranciers afzonderlijk werden geselecteerd.

Integrale regie bij Renault Group Nederland

Een ander voorbeeld is het kantoorproject van Renault Group Nederland. De organisatie zocht in eerste instantie een ontwerppartij die de internationale merkidentiteit kon vertalen naar een hybride werkomgeving die past bij de Nederlandse organisatie.

Tijdens de eerste gesprekken werd duidelijk dat het vraagstuk breder was dan alleen interieurontwerp. De organisatie had ook behoefte aan
• coördinatie van leveranciers
• bewaking van planning
• controle op projectbudget
• begeleiding van de realisatie

Met andere woorden, Renault Group Nederland zocht een partij die het kantoorproject van ontwerp tot oplevering kon organiseren. Door ontwerp, planning en budget integraal te organiseren ontstond een traject waarin keuzes continu in samenhang werden gestuurd. Voor de organisatie betekende dit minder interne coördinatie en meer grip op de uitvoering.

Wat deze voorbeelden laten zien

Beide projecten laten zien dat de zoektocht naar een turn key kantoorproject logisch is. Veel organisaties hebben simpelweg niet de interne capaciteit om een kantoorverbouwing zelf te organiseren.

Tegelijkertijd laten deze voorbeelden zien dat turn key niet automatisch betekent dat één leverancier alle producten en diensten levert. Een kantoorproject kan ook onafhankelijk worden georganiseerd terwijl het voor de opdrachtgever nog steeds voelt als een traject van ontwerp tot oplevering.

Samenvatting hoe je grip krijgt op een turn key kantoorproject

Veel organisaties die een turn key kantoorproject zoeken zijn in werkelijkheid op zoek naar regie over hun kantoorverbouwing. Niet per se naar een leverancier die alles levert, maar naar een partij die het traject van ontwerp tot oplevering kan organiseren.

De term turn key kantoorinrichting of turnkey kantoorverbouwing verwijst vooral naar een niveau van dienstverlening. Het project wordt volledig georganiseerd zodat de opdrachtgever een werkomgeving krijgt die direct gebruikt kan worden.

Voor organisaties is het daarom belangrijk om te begrijpen hoe het project wordt georganiseerd. In sommige trajecten worden ontwerp, levering en realisatie binnen één commerciële keten uitgevoerd. In andere trajecten wordt het kantoorproject onafhankelijk georganiseerd waarbij leveranciers via een aanbesteding worden geselecteerd en marges en mark ups transparant blijven.

Grip ontstaat daarom niet alleen door te kiezen voor turn key. De echte vraag is wie de regie voert over ontwerp, leverancierskeuze, planning en budget.

Reflectievragen

1. Wanneer wij spreken over een turn key kantoorproject bedoelen we dan een leverancier die alles levert of een partij die het project organiseert
2. Hoe transparant zijn marges en mark ups binnen de aangeboden oplossing voor onze kantoorverbouwing
3. Welke leveranciers worden betrokken bij het project en hoe worden deze geselecteerd
4. Hebben wij intern voldoende capaciteit om een kantoorproject te organiseren of zoeken we vooral een partij die deze regierol kan vervullen
5. Past een turn key leverancier bij onze organisatie of is een onafhankelijk georganiseerd kantoorproject een beter alternatief

Begrippen

Turn key kantoorproject
• Definitie | Een aanpak waarbij één partij verantwoordelijk is voor het volledige kantoorproject van ontwerp tot realisatie
• In de praktijk | De opdrachtgever krijgt een werkomgeving die na oplevering direct gebruikt kan worden

Turnkey kantoorverbouwing
• Definitie | Een kantoorverbouwing waarbij ontwerp, leveranciersselectie en realisatie binnen één traject worden georganiseerd
• In de praktijk | De organisatie heeft één aanspreekpunt voor planning, budget en uitvoering

Design en build
• Definitie | Contractvorm waarbij ontwerp en realisatie bij dezelfde partij zijn ondergebracht
• In de praktijk | Veel turn key aanbieders werken volgens dit model

Onafhankelijk projectmanagement
• Definitie | Begeleiding van een kantoorproject door een partij die zelf geen producten of bouwdiensten levert
• In de praktijk | Leveranciers worden onafhankelijk geselecteerd terwijl het traject integraal wordt georganiseerd

Aanbesteding leveranciers
• Definitie | Het proces waarbij meerdere leveranciers worden uitgenodigd om voorstellen te doen voor onderdelen van een kantoorproject
• In de praktijk | Organisaties vergelijken bijvoorbeeld partijen voor afbouw, installaties en meubilair

Realisatiebegeleiding
• Definitie | Het organiseren en controleren van de uitvoering van een kantoorproject
• In de praktijk | Planning, kwaliteit en budget worden tijdens de uitvoering bewaakt

Marge
• Definitie | Het verschil tussen de inkoopprijs van een product of dienst en de prijs die aan de opdrachtgever wordt gefactureerd
• In de praktijk | Marges kunnen onderdeel zijn van de prijs van meubilair, afbouw of installaties

Mark up
• Definitie | De opslag die wordt toegevoegd bovenop de inkoopprijs van ingekochte producten of diensten
• In de praktijk | Mark ups kunnen worden toegepast op diensten van onderaannemers