Nieuwe huisvesting: draagvlak creëren

Medewerkers zitten vaak niet te springen om ingrepen zoals een verbouwing of verhuizing. Ze worden ervaren als onrustig en verwarrend en mensen zien op tegen verandering. Deze hindernissen worden grotendeels weggenomen op het moment dat mensen betrokken worden bij het traject. Vaak met enthousiasme en belangstelling tot gevolg.

Hieronder volgen 5 stappen die wij aanraden om betrokkenheid van medewerkers te vergroten.

Stap 1  WORKDayNA

Wij ontwikkelden een digitaal medewerkers-onderzoek dat de benodigdheden en wensen voor kantoorgebruik duidelijk maakt: het WORKDayNA. Door deelname aan dit onderzoek voelen medewerkers zich gehoord en serieus genomen. Tevens wordt op basis hiervan de behoefte en diversiteit aan werkplekken in kaart gebracht.

Stap 2  Nieuwsbrief

Een periodieke nieuwsbrief met vorderingen in het traject geeft proactief informatie over bepaalde vraagstukken en neemt medewerkers terloops mee in de vernieuwde situatie. Vermijd hierin de nadruk op de transformatie en communiceer hoofdzakelijk vanuit de positie van de medewerker: wat wil hij of zij weten? 

Stap 3  Spreekuur

Door op gezette tijden een spreekuur te organiseren, wordt de drempel laag gehouden voor medewerkers die met issues over de nieuwe huisvesting rondlopen. Veel vragen zullen direct beantwoord kunnen worden. Door letterlijk ruimte te bieden aan vragen en kwesties kunnen gevoelens van onbegrip worden vermeden. 

Stap 4  Betonborrel

Organiseer een betonborrel bij aanvang van de verbouwing, dit zorgt voor commitment. Stel tevens beeldmateriaal beschikbaar van de nieuwe situatie zodat deze voor alle medewerkers inzichtelijk wordt.

Stap 5  Update verbouwing

Houd medewerkers live op de hoogte van de voortgang tijdens een gemeenschappelijke bijeenkomst, lunch of vergadering. Toon beeldmateriaal van de (bouw)werkzaamheden om de fase van het traject toe te lichten. Op die manier wordt de nieuwe huisvesting stap voor stap concreter en is er bij ingebruikname duidelijk sprake van herkenning.

---