Het aanleggen van een nieuwe werkomgeving vraagt om zorgvuldige keuzes en een doordacht proces. Toch ontstaan er vaak problemen tijdens het gebruik, zoals klachten over temperatuur of ontbrekende voorzieningen. Deze ‘brandjes’ nemen veel tijd en energie in beslag en hadden vaak voorkomen kunnen worden met een betere voorbereiding. In deze blog bespreken we vijf manieren om problemen al bij de aanschaf en aanleg te voorkomen.
Veelvoorkomende problemen
Klachten over faciliteiten zijn vaak het gevolg van keuzes die tijdens de aanleg zijn gemaakt. Veelvoorkomende problemen zijn:
- Installatieproblemen: Denk aan ongemakken door tocht, warmte of kou.
- Ontbrekende voorzieningen: Zoals onvoldoende aansluitpunten voor presentaties of apparaten.
- Gebruiksonvriendelijke oplossingen: Complexe systemen die medewerkers niet begrijpen of gebruiken.
- Snelle slijtage: Door verkeerde materiaalkeuzes ontstaan hogere onderhoudskosten.
- Akoestische uitdagingen: Gebrek aan geluidsabsorptie kan leiden tot concentratieproblemen.
Vijf manieren om problemen te voorkomen
- Inventariseer grondig
Begin met het ophalen van informatie bij medewerkers. Vraag niet alleen wat ze willen, maar ook wat ze nu als prettig ervaren of juist niet. Vergeet niet te leren van eerdere projecten en goede voorbeelden. Deze input legt een solide basis voor het ontwerp.
- Betrek experts en blijf kritisch
Leveranciers hebben vaak waardevolle kennis over de beste oplossingen, maar hun adviezen kunnen gekleurd zijn door commerciële belangen. Zorg daarom voor een onafhankelijke toetsing van hun aanbevelingen. Dit versterkt de kwaliteit van de uiteindelijke keuzes.
- Let op duurzaamheid en flexibiliteit
Kies voor producten die energiezuinig en circulair zijn. Flexibele oplossingen, zoals modulaire meubels, zorgen ervoor dat de werkomgeving kan meebewegen met veranderende behoeften. Dit voorkomt dat je snel opnieuw moet investeren.
- Houd gebruiksgemak centraal
Test systemen en voorzieningen op gebruiksvriendelijkheid. Dit voorkomt klachten zoals ingewikkelde presentatiesystemen of slecht toegankelijke werkplekken. Denk aan installaties die eenvoudig te bedienen en onderhouden zijn.
- Plan onderhoud en evaluatie in
Zorg dat alle producten en installaties gemakkelijk te onderhouden zijn. Leg een onderhoudsplan vast en organiseer periodieke evaluaties met gebruikers om verbeterpunten op tijd te signaleren.
Brandjes blussen kost tijd en energie die je beter kunt besteden aan strategisch beheer. Door bij de aanleg al te focussen op grondige inventarisatie, onafhankelijk advies en duurzame keuzes, leg je de basis voor een probleemloze werkomgeving. Met deze stappen voorkom je onnodige frustraties en zorg je dat faciliteiten écht bijdragen aan een prettige en efficiënte werkplek.