Bricks, Bytes, Behavior

Theorie – Bricks, Bytes en Behavior

De benadering van Bricks, Bytes en Behavior komt voort uit het vakgebied workplace strategy. Onderzoekers en adviseurs zoals Frank Duffy en Jeremy Myerson beschreven al in de jaren negentig dat organisaties hun werkomgeving vaak benaderen vanuit één discipline. Huisvesting, technologie en organisatieontwikkeling worden daarbij afzonderlijk georganiseerd.

Binnen workplace strategy ontstond het inzicht dat prestaties van organisaties juist ontstaan uit de samenhang tussen deze elementen. De fysieke omgeving beïnvloedt hoe mensen elkaar ontmoeten en samenwerken. Digitale middelen bepalen hoe informatie wordt gedeeld en hoe teams samenwerken. Gedrag en cultuur bepalen hoe mensen gebruik maken van die omgeving en technologie.

Wanneer één van deze elementen verandert zonder de andere mee te nemen ontstaat er vaak frictie tussen hoe mensen zouden moeten werken en hoe zij daadwerkelijk werken.

Drie samenhangende systemen

De benadering onderscheidt drie systemen die samen bepalen hoe werk georganiseerd wordt.

Bricks verwijst naar de fysieke werkomgeving. Denk aan kantoorindeling, werkplekken, ontmoetingsplekken, akoestiek en ruimtelijke structuur. De fysieke omgeving beïnvloedt dagelijks gedrag. Een kantoor met uitsluitend open werkplekken stimuleert ander gedrag dan een omgeving met stille werkplekken en projectruimtes.

Bytes verwijst naar de digitale werkomgeving. Dit omvat digitale samenwerkingstools, software, informatievoorziening en IT infrastructuur. Digitale middelen bepalen in toenemende mate waar en hoe mensen werken en samenwerken.

Behavior verwijst naar het gedrag van medewerkers en de manier waarop organisaties samenwerken. Het gaat om gewoonten, sociale normen, leiderschap en afspraken die bepalen hoe mensen hun werk daadwerkelijk uitvoeren.

Onderzoek laat zien dat de effectiviteit van een werkomgeving sterk afhankelijk is van de samenhang tussen deze drie elementen.

Betrokkenheid en prestaties

Onderzoek naar werkomgeving en prestatiesInternationale onderzoeken naar werkplekeffectiviteit bevestigen dit beeld. De Gensler Global Workplace Survey laat zien dat organisaties met een goed afgestemde werkomgeving beter scoren op samenwerking, innovatie en medewerkerstevredenheid.

De Leesman Index onderzoekt wereldwijd hoe medewerkers hun werkomgeving ervaren. Uit deze onderzoeken blijkt dat veel organisaties investeren in nieuwe kantoren terwijl de ondersteuning van het dagelijkse werk nauwelijks verbetert. Vaak komt dit doordat de fysieke werkomgeving wordt aangepast zonder voldoende aandacht voor digitale ondersteuning of werkgedrag.

Ook onderzoek van Harvard Business Review naar samenwerking binnen organisaties laat zien dat technologie alleen geen gedragsverandering veroorzaakt. Digitale middelen maken samenwerking mogelijk maar veranderen werkpatronen alleen wanneer organisaties ook hun werkwijzen aanpassen.

Waarom organisaties vaak vastlopen

In veel organisaties worden deze drie elementen afzonderlijk ontwikkeld.

Een kantoorverhuizing wordt geleid vanuit huisvesting of facilitair management. Digitalisering wordt gestuurd vanuit IT. Verandering van gedrag wordt vaak bij HR belegd.

Hoewel deze initiatieven logisch zijn vanuit hun eigen discipline ontstaat er een probleem wanneer de onderlinge samenhang ontbreekt. Nieuwe digitale middelen veranderen weinig wanneer de fysieke omgeving samenwerking niet ondersteunt. Een nieuw kantoor leidt niet automatisch tot ander gedrag wanneer werkprocessen en afspraken hetzelfde blijven.

De kracht van de benadering van Bricks, Bytes en Behavior ligt in het zichtbaar maken van deze samenhang. Het model helpt organisaties om veranderingen niet te starten vanuit één discipline maar vanuit de vraag hoe werk, technologie en omgeving elkaar beïnvloeden.

Ervaring – Bricks, Bytes en Behavior uit de praktijk

In veel projecten ontstaat de aanleiding vanuit de fysieke werkomgeving. Een organisatie groeit, een huurcontract loopt af of een kantoor sluit niet meer aan bij de manier waarop mensen werken. De vraag die op tafel ligt gaat dan vaak over indeling, vierkante meters of werkplekken.

In de praktijk blijkt deze vraag regelmatig een symptoom te zijn van een bredere organisatievraag. Wanneer alleen naar de fysieke omgeving wordt gekeken bestaat het risico dat een nieuw kantoor vooral een nieuwe versie van de oude situatie wordt.

Daarom wordt in projecten eerst gekeken naar de samenhang tussen Bricks, Bytes en Behavior. Niet om direct een oplossing te kiezen maar om te begrijpen hoe werk in de organisatie daadwerkelijk plaatsvindt.

Voorbeeld uit de praktijk | Hekkelman

Bij advocatenkantoor Hekkelman in Nijmegen lag de initiële vraag bij de fysieke werkomgeving. De organisatie wilde onderzoeken hoe het kantoor beter kon aansluiten op de manier waarop medewerkers werkten.

In plaats van direct te starten met een ontwerpvraag werd eerst onderzocht hoe medewerkers hun werkdag daadwerkelijk invullen. In dit onderzoek werd gekeken naar de samenhang tussen werkwijzen, digitale middelen en de fysieke werkomgeving.

Dit onderzoek werd uitgevoerd via de WORKDayNA methode waarin medewerkers inzicht geven in hun dagelijkse werkactiviteiten. Niet alleen waar mensen werken maar ook hoe zij samenwerken, informatie gebruiken en welke activiteiten hun werk bepalen.

Door deze integrale analyse ontstond een ander beeld van de vraag. Het ging niet alleen om de inrichting van het kantoor maar om de vraag welke omgeving nodig was om het dagelijkse werk beter te ondersteunen. De uiteindelijke keuzes voor de fysieke werkomgeving werden daardoor niet bepaald door standaard werkplekconcepten maar door de manier waarop het werk daadwerkelijk plaatsvindt.

Samenvatting hoe je grip krijgt op Bricks, Bytes en Behavior

Veel organisaties veranderen hun werkomgeving stap voor stap. Een kantoor wordt vernieuwd, digitale middelen worden vervangen of er worden nieuwe afspraken gemaakt over samenwerken.

Het probleem ontstaat wanneer deze veranderingen los van elkaar plaatsvinden. Nieuwe digitale middelen veranderen weinig wanneer de fysieke omgeving gelijk blijft. Een nieuw kantoor leidt niet automatisch tot ander gedrag wanneer werkprocessen hetzelfde blijven.

De benadering van Bricks, Bytes en Behavior maakt zichtbaar dat deze drie elementen samen het systeem vormen waarin werk plaatsvindt. Het kantelpunt ontstaat wanneer organisaties deze elementen niet meer zien als losse projecten maar als één strategische vraag. Niet welk kantoor nodig is of welke technologie moet worden ingevoerd.

Maar hoe mensen in de organisatie moeten kunnen werken en welke fysieke omgeving, digitale middelen en gedragsafspraken dat ondersteunen. Wanneer deze vraag integraal wordt gesteld verschuiven huisvesting, IT en HR van afzonderlijke trajecten naar onderdelen van één werkomgevingsstrategie.

Juist daar ontstaat bestuurlijke grip.

Reflectievragen

1. Vanuit welk perspectief worden veranderingen in jullie organisatie meestal gestart? Ontstaan initiatieven vanuit huisvesting, IT of HR, of wordt er eerst gekeken naar de samenhang tussen werkomgeving, technologie en gedrag?
2. Welke aannames liggen onder recente veranderingen in jullie werkomgeving? Bijvoorbeeld dat een nieuw kantoor samenwerking stimuleert of dat digitale middelen hybride werken vanzelf mogelijk maken?
3. Waar ontstaan in de praktijk fricties tussen omgeving, technologie en gedrag?
4. Op welk moment in besluitvorming wordt de samenhang tussen deze drie elementen besproken?
5. Wie heeft in jullie organisatie de regie over de totale werkomgeving?

Begrippen

Bricks
• Definitie | De fysieke werkomgeving waarin mensen werken zoals kantoorindeling, werkplekken, ontmoetingsplekken en ruimtelijke structuur.
• In de praktijk | De fysieke omgeving beïnvloedt gedrag direct en bepaalt hoe mensen elkaar ontmoeten en samenwerken.

Bytes
• Definitie | De digitale werkomgeving en technologische voorzieningen die werk mogelijk maken.
• In de praktijk | Digitale middelen bepalen hoe mensen samenwerken, informatie delen en waar werk kan plaatsvinden.

Behavior
• Definitie | Het gedrag, de cultuur en de afspraken die bepalen hoe mensen samenwerken en gebruik maken van hun werkomgeving.
• In de praktijk | Gedrag ontstaat uit de combinatie van sociale normen, leiderschap en de omgeving waarin mensen werken.

Integrale werkomgeving
• Definitie | Een benadering waarbij fysieke omgeving, digitale middelen en gedrag in samenhang worden ontwikkeld.
• In de praktijk | Veranderingen in werkomgeving worden pas effectief wanneer deze drie elementen gezamenlijk worden bekeken.

Werkplekconcept
• Definitie | De manier waarop een kantoor wordt ingericht om verschillende soorten werk te ondersteunen.
• In de praktijk | Een werkplekconcept volgt idealiter uit een analyse van werkactiviteiten, technologie en organisatiegedrag.

Organisatiegedrag
• Definitie | De manier waarop medewerkers binnen een organisatie samenwerken en beslissingen nemen.
• In de praktijk | Organisatiegedrag wordt beïnvloed door cultuur maar ook door de fysieke en digitale werkomgeving.

Verandervermogen
• Definitie | Het vermogen van een organisatie om nieuwe werkwijzen te implementeren en te laten beklijven.
• In de praktijk | Verandering slaagt vaker wanneer de werkomgeving het gewenste gedrag ondersteunt.

Werkomgevingsstrategie
• Definitie | Een strategische visie op hoe werkomgeving, technologie en gedrag bijdragen aan organisatiedoelen.
• In de praktijk | Organisaties met een werkomgevingsstrategie nemen integrale beslissingen over kantoor, technologie en samenwerking.